Alles, um vom ersten Entwurf durch die Freigabe zum publizierten Dokument zu gelangen.

Entwurf

Zuerst der Inhalt, dann die Formatierung

Wenn Sie den Editor öffnen, bringen Sie erstmal Ihre Ideen zu Papier und legen die Hierarchie des Dokuments fest. Bewusst wird sich in diesem Schritt noch nicht um die Formatierung gekümmert, sondern zuerst der Inhalt ausformuliert. Wenn das finale Dokument dann in die Publikation geht, legen Sie fest, mit welcher Ihrer Layout-Vorlagen es veröffentlicht werden soll, sodass es auch gedruckt perfekt aussieht.

Strukturiertes Schreiben

Legen Sie genau die Hierarchie fest, die Ihr Dokument benötigt. Die passende Nummerierung können Sie dabei frei vorgeben.

Textbausteine

Ob Sie wiederholt vorkommende Phrasen wiederverwenden wollen, um schneller zu schreiben, oder sicherstellen wollen, dass geprüfte Formulierungen zwischen verschiedenen Dokumenten synchron bleiben: Mit Textbausteinen können Sie Ihre wichtigsten Textteile in einer zentralen Bibliothek verwalten. Jeder einzelne Textbaustein wird nach dem Vier-Augen-Prinzip erstellt und freigegeben. Sie können alle Dokumente sehen, die einen bestimmten Textbaustein verwenden, und Textbausteine bei neuen Versionen auch direkt in bestehende Dokumente übernehmen. Falls ein Dokument doch mal eine Abweichung erzwingt, schreiben Sie einfach eine Begründung dazu, und das System (und alle anderen Leser) sind darüber informiert.

Variablen

Das Fundament dynamischer Dokumente sind Variablen. Nutzen Sie Platzhalter, um Namen, Daten, Preise oder anderes später dynamisch festzulegen. Sie setzen dann die Werte, wenn Sie ein finales Dokument generieren oder eine neue Kopie erstellen, welche dann schon automatisch auf den konkreten Anwendungsfall angepasst ist. Mit Wenn-/Sonst-Bedingungen können Sie sogar Teile des Textes dynamisch ein- und ausblenden. Sie können ebenfalls eine Liste übergeben, welche in einer Schleife umgesetzt wird. Damit schreibt sich das Dokument quasi von selbst.

Szenarien

Szenarien sind eine Gruppe von Werten für die Variablen des Dokumentes. Damit können Sie schnell zwischen verschiedenen Anwendungsfällen wechseln und angepasste Dokumente erstellen.

Vorlagen

Erstellen Sie ein Dokument als Grundlage für neue Dokumente. Nutzen Sie Variablen und Bedingungen, um das neue Dokument gleich automatisch an die Rahmenbedingungen anzupassen. Keine gelb hinterlegten Texte mehr und kein manuelles Löschen von irrelevanten Klauseln und Sätzen.

KI-Unterstützung

Falls Sie möchten, können Sie die Unterstützung durch KI in Ihrem Arbeitsbereich erlauben. Dann können Sie Fragen zu den Dokumenten stellen, diese automatisch prüfen oder sogar bearbeiten lassen.

Zeitmaschine

Haben Sie sich jemals gefragt, wie eine Klausel vor 3 Wochen oder in der letzten veröffentlichten Version aussah? Nutzen Sie die integrierte “Zeitmaschine”, um sich schnell einen Überblick über die Historie eines Abschnitts und dessen früherer Formulierungen zu verschaffen. So sehen Sie direkt, wer wann was geschrieben oder geändert hat.

Zusammenarbeit

Gäste

Erhalten Sie als Editor Rückmeldung von allen beteiligten Parteien. Laden Sie kostenfrei Kunden als Gäste in einzelne Dokumente ein, sodass diese dann dort kommentieren und Textvorschläge einreichen können.

Kommentare

Erstellen Sie als Team gemeinsam Dokumente mit Hilfe der Kommentarfunktion. Sie können jedes Element und markierte Textpassagen kommentieren, und natürlich können die Kollegen auf alles antworten. Damit die Zuständigkeit klar ist, kann jeder Kommentar einer Person zugeordnet werden. Kritische Themen können als “die Freigabe blockierend” markiert werden, und am Ende ist alles als erledigt abgehakt. Jeder Kommentarverlauf behält seine gesamte Entstehungsgeschichte. Für interne Diskussionen markieren Sie Kommentarverläufe oder einzelne Beiträge entsprechend, sodass diese nicht für Gäste sichtbar sind.

Aufgabenliste

Auf der Startseite sehen Sie sofort, welche Kommentare Ihnen zugeordnet sind, welche Dokumente noch auf Ihre Freigabe warten und woran Sie zuletzt gearbeitet haben. Sobald etwas erledigt ist, verschwindet es automatisch aus Ihrer Liste.

Notizen

Kommentare sind hilfreich, um das Dokument iterativ zu verbessern. Wenn es dann aber eine finale Entscheidung gegeben hat oder eine bestimmte Formulierung eine Erklärung gebrauchen könnte, nutzen Sie Notizen im Dokument, um dies festzuhalten, sodass der Text nicht ohne dieses Vorwissen wieder geändert wird. Diese sind rein für die Erstellung des Dokumentes relevant und niemals im publizierten Artefakt enthalten.

Arbeitsbereich

Der Arbeitsbereich ist die Grundlage für alle administrativen Einstellungen, die Ihr Team braucht. Nutzen Sie Rollen und vergeben Sie spezielle Rechte für Mitarbeiter. Organisieren Sie Ihre Dokumente in Projekten, welche die Sichtbarkeit und Zuständigkeit festlegen.

Freigeben

Änderungshistorie

Sehen Sie alle vorigen Versionen eines Dokuments und wer dies wann verfasst hat. Nutzen Sie benannte Versionen für relevante Zwischenschritte, um diese später schneller zu identifizieren. Vergleichen Sie zwei Versionen des kompletten Dokumentes mit einem Klick oder auch nur einen einzelnen Abschnitt (siehe Zeitmaschine).

Autoren-Attribution

Innerhalb eines Dokuments wird die Herkunft jedes einzelnen Satzes, Wortes und Buchstabens mit seinem Verfasser festgehalten. Wenn KI bei der Formulierung geholfen hat, wird dies speziell gekennzeichnet. Falls Sie sich also fragen, wer etwas Bestimmtes formuliert hat, können Sie es sofort sehen.

Freigabeprozess

Legen Sie fest, wer ein Dokument vor der Veröffentlichung freigeben muss. Dies können einzelne Kollegen sein oder auch Fachabteilungen, von denen dann mindestens eine Person ihr Okay gibt. Nachdem die Entwurfsphase abgeschlossen ist und der Freigabeprozess begonnen hat, sind die betroffenen Personen stets über ihre Aufgabenliste und Benachrichtigungen informiert, wo ihr Beitrag gebraucht wird.

Veröffentlichen

API

Erstellen Sie automatisch angepasste Dokumente über die Web-Schnittstelle. Legen Sie die Werte für die relevanten Variablen fest, und erhalten Sie das fertige PDF.

Word-Export

Für den Fall, dass ein Dokument doch mal ein ganz spezielles Layout braucht, können Sie das ausformulierte und freigegebene Dokument einfach nach Word exportieren und dann dort ganz nach Ihren Wünschen formatieren.

Layouts

Die Dokumentenerstellung fokussiert sich in erster Linie auf den Inhalt und dessen Struktur. Für die Publikation wird dann ein Layout festgelegt, um ein sauberes, leserliches und druckfreundliches PDF zu generieren. Nutzen Sie hierzu die geteilten Vorlagen, oder erstellen Sie Ihr ganz eigenes Design. Natürlich können Sie auch Kopf- und Fußzeilen festlegen und sogar Ihr eigenes Deckblatt einbauen.