Ihr erstes Dokument

Das ist der eine Weg, den jedes Dokument nimmt, einmal zu Fuß. Vorausgesetzt wird ein Arbeitsbereich und dass Sie sich anmelden können; alles Weitere beginnt bei null.

Das Dokument anlegen

Legen Sie ein neues Dokument an und geben Sie ihm einen Namen – der Name ist Pflicht, denn ein unbenanntes Dokument ist unauffindbar, sobald es zwei davon gibt. Das Dokument beginnt als Entwurf, den nur Ihr Arbeitsbereich sieht.

Hat Ihr Arbeitsbereich Vorlagen, können Sie auch von einer starten: Die Vorlage bringt ihre Struktur und ihre Eingabefelder mit, und Sie füllen Werte aus statt Formulierungen. Dieser Weg hat eine eigene Anleitung.

Struktur geben

Schreiben Sie in Abschnitten und Klauseln statt in einem langen Text. Struktur ist hier nicht Kosmetik: Die Nummerierung wird aus ihr abgeleitet, nichts verrutscht, wenn ein Absatz umzieht, und Querverweise zeigen auf die Klausel selbst – nicht auf die Nummer, die sie beim Tippen des Verweises gerade hatte. Betitelte Abschnitte sind außerdem die Einheit, an der später Freigaben hängen: Ein gut gegliedertes Dokument lässt sich in sinnvollen Stücken abzeichnen.

Die Personen dazuholen

Personen treten dem Arbeitsbereich bei, nicht dem einzelnen Dokument; das Dokument vergibt Rollen von Betrachter bis Eigentümer – an Einzelne oder an ganze Teams. Wer keinen Zugriff auf ein Dokument hat, sieht nicht einmal, dass es existiert. Für ein erstes Dokument genügt: Bearbeiter schreiben, alle anderen lesen und kommentieren.

Kommentieren

Kommentare hängen an der Formulierung, um die es geht, und bleiben dort im Thread – eine Diskussion löst sich nicht von dem Satz, der sie ausgelöst hat. Ein Kommentar ist eine Frage an das Dokument: Er ändert für sich nichts, und eine Freigabe ist er nicht.

Freigeben

Schalten Sie in den Zugriffseinstellungen des Dokuments Freigabe verlangen ein und benennen Sie, wer freigibt: Jeder Freigebende ist eine Person oder ein Team, und jeder betitelte Abschnitt braucht die Unterschrift von jedem von ihnen. Eine Freigabe bindet sich an genau die Formulierung, die freigegeben wurde – wird der Abschnitt geändert, erlischt seine Freigabe automatisch; bleibt er unangetastet, überlebt sie spätere Versionen. Die Freigabe-Anleitung hat die vollständige Mechanik.

Das PDF erzeugen

Exportieren Sie das Dokument jederzeit als PDF – die Freigabe ist keine Schranke. Solange das Dokument Freigaben verlangt und ein Abschnitt noch offen ist, sagt das PDF das mit dem Aufdruck DRAFT · UNAPPROVED; sind alle Abschnitte abgezeichnet, verschwindet der Aufdruck, und was Sie weitergeben, ist aus der freigegebenen Aufzeichnung abgeleitet statt daneben zusammengesetzt. Erzeugt ein System das Dokument statt eines Menschen, läuft dieselbe Erzeugung über die Dokumenten-API.