Eine Freigabe durchführen

Eine Freigabe ist eine aufgezeichnete Entscheidung über eine exakte Formulierung. Diese Anleitung richtet sie ein, geht das Abzeichnen durch und sagt präzise, was eine Änderung überlebt – denn genau darin unterscheidet sie sich vom Kürzel auf dem Ausdruck.

Freigabe verlangen

Schalten Sie in den Zugriffseinstellungen des Dokuments Freigabe verlangen ein und benennen Sie die Freigebenden. Jeder Eintrag ist eine Person oder ein Team, und die Regel ist streng: Jeder betitelte Abschnitt braucht die Unterschrift von jedem Eintrag; innerhalb eines Teams genügt ein beliebiges Mitglied für den Eintrag dieses Teams. Zwei benannte Freigebende heißt zwei Unterschriften pro Abschnitt – nicht eine von irgendwem.

Abschnitt für Abschnitt abzeichnen

Freigegeben wird je betiteltem Abschnitt – auch verschachtelt, 1.1 und 1.1.1 sind eigenständig freigebbar. Wer freigibt, zeichnet die Abschnitte ab, mit denen er einverstanden ist; ein einzelnes „alles freigeben“ gibt es nicht, weil ein Dokument selten überall falsch oder überall richtig zugleich ist.

Woran die Unterschrift bindet

Eine Freigabe bindet an genau die Formulierung, die beim Abzeichnen vorlag – nicht an eine Versionsnummer. Das hat zwei Konsequenzen, beide gewollt:

• Unveränderte Abschnitte bleiben freigegeben. Neue Versionen, fremde Änderungen anderswo, Umsortieren ringsherum – nichts davon berührt einen Abschnitt, dessen eigene Formulierung unverändert ist. Niemand gibt erneut frei, was er schon freigegeben hat.
• Jede Änderung löscht die betroffenen Freigaben, automatisch. Wer einen Unterabschnitt ändert, löscht dessen Freigabe und die jedes Abschnitts, der ihn enthält. Eine Änderung lässt sich nicht unter eine bestehende Unterschrift schieben, und niemand muss daran denken, etwas zurückzusetzen.

Das Dokument, solange Freigaben offen sind

Nichts ist gesperrt. Das Dokument bleibt jederzeit bearbeitbar, kommentierbar und exportierbar – doch solange einem Abschnitt eine verlangte Unterschrift fehlt, trägt jedes erzeugte PDF den Aufdruck DRAFT · UNAPPROVED. Der Aufdruck ist keine Einstellung: Er leitet sich aus dem Freigabestand ab und verschwindet in dem Moment, in dem der letzte Abschnitt abgezeichnet ist.

Wann es nicht geht

Wer nicht als Freigebender benannt ist – direkt oder über ein Team –, kann nichts abzeichnen, gleich welche Rolle er am Dokument hat: Freigeben und Bearbeiten sind mit Absicht getrennte Befugnisse. Und eine Unterschrift unter alter Formulierung ist nicht auf neue übertragbar: Hat sich ein Abschnitt geändert, führt der einzige Weg über erneutes Lesen und erneutes Freigeben.