Wie alles zusammenhängt

Final Wording kennt nur wenige Objekte, und fast alles, was Sie später lesen, ist ein Detail eines dieser Objekte. Wenn Sie diese Seite zuerst lesen, hat das übrige Handbuch einen Ort, an dem es andocken kann.

Der Arbeitsbereich

Ein Arbeitsbereich ist die Grenze um einen Arbeitszusammenhang: seine Dokumente, seine Personen und die Aufzeichnung dessen, was sie getan haben. Personen werden in einen Arbeitsbereich eingeladen, nicht in ein einzelnes Dokument. Die Frage „Wer hätte das ändern können?“ hat damit eine Antwort, die nicht davon abhängt, wer irgendwann einen Link bekommen hat.

Innerhalb eines Arbeitsbereichs lassen sich Dokumente in Projekten bündeln. Ein Projekt ist optional – ein Dokument kann direkt im Arbeitsbereich liegen –, aber es ist mehr als ein Ordner: Ein Projekt redet mit, wer was sieht. Ein zugriffsbeschränktes Projekt begrenzt den Zugriff auf alles, was darin liegt.

Das Dokument

Das Dokument ist das, wofür Sie einstehen – ein Vertrag, eine Richtlinie, ein Bericht. Sie schreiben es in einem Editor, der für Dokumente gebaut ist und nicht für Aktennotizen: Abschnitte und Klauseln sind echte Struktur und keine von Hand gepflegte Nummerierung, die verrutscht, sobald jemand einen Absatz einfügt.

Diese Struktur ist am Anfang etwas Sorgfalt wert, denn an ihr halten sich später alle Verweise fest. Ein Querverweis zeigt auf eine Klausel – nicht auf die Nummer, die diese Klausel am Dienstag zufällig hatte.

Die Version

Ein Dokument existiert nicht in einem Zustand. Es existiert als Folge von Versionen, und diese Folge ist die Aufzeichnung: was der Text gesagt hat, wann er das gesagt hat und wer ihn dazu gebracht hat. Genau das ersetzt den Ordner mit den Dateien auf final, final2 und final-unterschrieben-v3.

Jede Änderung wird zugeordnet, während sie entsteht. Niemand muss die Urheberschaft später aus dem Gedächtnis oder aus einem Mail-Verlauf rekonstruieren.

Das Gespräch

Kommentare liegen in Threads und hängen an der Formulierung, um die es geht – so bleibt eine Diskussion bei dem Satz, der sie ausgelöst hat. Kolleginnen und Kollegen im Arbeitsbereich und externe Beratung lassen sich in denselben Thread holen, statt in einen zweiten per E-Mail.

Ein Kommentar ist eine Frage an das Dokument. Eine Entscheidung ist er noch nicht.

Die Freigabe

Die Freigabe ist die Entscheidung, und sie ist enger gebunden als eine Version: Jemand gibt einen betitelten Abschnitt frei, und die Freigabe hängt an genau der Formulierung, die dabei vorlag. Bleibt diese Formulierung unangetastet, überlebt die Freigabe neue Versionen; ändert sich etwas – auch in einem Unterabschnitt –, erlischt die Freigabe automatisch, für diesen Abschnitt und für jeden Abschnitt, der ihn enthält. „Freigegeben“ bedeutet dann etwas Bestimmtes und später Prüfbares – genau dieser Text, von wem, wann – und nicht eine Nachricht, an deren Empfang sich jemand erinnert.

Und dann geht es hinaus

Die meisten Dokumente müssen irgendwann außerhalb des Werkzeugs existieren: als PDF zum Versenden, als Datei zur Ablage. Final Wording erzeugt diese Ausgabe aus dem Dokument und Ihrer eigenen Vorlage. Was Sie weitergeben, ist damit aus der Aufzeichnung abgeleitet und nicht daneben von Hand zusammengesetzt. Die Freigabe ist dabei keine Schranke: Sie können jederzeit erzeugen – doch solange ein Dokument Freigaben verlangt und Abschnitte noch offen sind, sagt das PDF das auch: Es trägt den Aufdruck DRAFT · UNAPPROVED, bis jeder Abschnitt freigegeben ist. Derselbe Schritt steht über die Dokumenten-API zur Verfügung, wenn ein System das Dokument erzeugt und nicht ein Mensch.

Wie es weitergeht

Sind diese Objekte vertraut, teilt sich das übrige Handbuch danach auf, was Sie gerade tun: Die Anleitungen behandeln eine Aufgabe, die Sie wiederholen, die Referenz eine Oberfläche, in der Sie nachschlagen.